社内ナレッジ検索（RAG）導入の準備

社内文書を探して回答するAIを検討しているなら、最初に問うべきなのは、どのモデルを使うかではないかもしれません。誰がどの資料を閲覧できるのか、最新の基準はどこにあるのか、何をよい回答とみなすのかから整理すると、試験導入の範囲を具体的に決められます。

01. 繰り返される質問から絞り込みます

最初から社内のすべての知識をつなぐのではなく、特定の部署で頻繁に繰り返される質問を選びます。業務規程、製品説明、運用マニュアルのように担当者と基準となる文書がはっきりしている領域は、最初の対象として適しています。

回答を探すのにかかる時間だけでなく、誤った案内をしたときの影響にも目を向けます。承認や判断が必要な業務では、担当者が確認するポイントを先に決めておきます。

整理する項目

同じ規程の複数のバージョンが混在していたり、タイトルだけでは文書の適用対象がわかりにくかったりすると、検索結果も紛らわしくなることがあります。基準となるバージョン、施行日、文書の管理者、更新頻度をあわせて整理します。

表、画像、スキャンした文書など形式の異なる資料は、内容を読み取る方法や品質を確認する手順が変わることがあります。最初は代表的な文書を数種類選び、処理結果を確認するところから始めます。

整理する項目

検索窓はひとつでも、すべての文書をすべてのユーザーに見せられるわけではありません。部署、役割、プロジェクトによって閲覧範囲がどう分かれているかを確認し、検索の段階で適用する権限の基準を設計します。

質問と回答の履歴、外部のモデルに渡す情報、運用担当者が閲覧できる記録の範囲もあわせて協議します。データの保管場所と提供方法は、実際の運用ポリシーに合わせて決めます。

ユーザーが回答の出典を確かめられるよう、原文の該当箇所と基準文書を結びつける構成を検討します。出典が表示されていても、回答の内容が原文と一致しているかどうかは別途確認が必要です。

資料の中に根拠が見つからない質問には、回答を保留するか、担当者につなぐよう設計します。古い文書、互いに矛盾する規程、権限外の依頼も評価の対象に含めます。

代表的な質問と期待する回答、確認すべき出典をひとまとめにした評価セットを用意します。答えが見つかりやすい質問だけでなく、あいまいな表現、資料にない内容、複数の文書を比べる必要がある質問も加えます。

試験導入では、根拠の適切さ、検索結果が権限どおりに絞り込まれているか、回答の保留、ユーザーからのフィードバックをあわせて確認します。結果をもとに、対象とする文書と質問の種類を段階的に広げます。

以下の内容を整理しておくと、初期の打ち合わせで範囲をより早くすり合わせられます。すべてそろっていなくても、現在の状況からご相談いただけます。

KPSプロジェクトガイド · 具体的な技術構成と適用条件は、要件によって異なります。